تابع كيفية التوثيق

تابع كيفية التوثيق

 ماذا بعد التوثيق :
أن التوثيق ما هو إلا الخطوة الأولى على طريق تبادل الخبرات والمعرفة والمهم الآن هو إيجاد مناخ للتوثيق ومنه نبدأ خطوات أكثر تعمقا
 كيف نستخدم الوثائق ؟
كيفية استخدام المادة الوثائقية غالبا ما يتم تحديدها قبل المشروع في التوثيق وذلك ما لم يكن الهدف الرئيسي من التوثيق هو الحفظ وتدوين الأفكار والوقائع فقط, وسنتناول العديد من أساليب الاستخدام.
 الحفظ:طرق حفظ الوثائق تعد واحدة من عناصر التميز في اى هيئة وينظر لنظم حفظ الوثائق والمستندات في اى هيئة على أنها احد معايير التطور والتقدم . حفظ الوثائق والبرامج الوثائقية تعتمد اعتمادا كبيرا على نوعيتها وكميتها واقدميتها وعندما يكون هناك نظام للحفظ فإنه ذلك سيعزز الاستفادة منها .
حفظ الوثائق يفضل أن يكون في مكتبة خاصة اقسم خاص ويتم ترتيبه بالشكل الذي يسمح مع الوقت بالبحث والاضافه له كما يجب تعيين مسئول عن حفظ الوثائق والمستندات في الهيئة وذلك لوضع نظام لذلك والإشراف على تنفيذه .
 العرض:يمكن أن يحقق عرض الوسائل عديد من الأهداف فهو من الممكن أن يؤدى إلى تبادل الخبرات مع المعروض عليهم كما انه وسيلة فعالة للتسويق فعرض سابقة الأعمال يمكن أن تساند الجمعية بطلب تمويل
 [font=Arial Black]صور العرض :[/font]- عرض الاجتماعات الصغيرة واللقاءات المححدة
- العرض في المؤتمرات وحلقات العمل
- العرض في برامج تليفزيونية متخصصة
- العرض على الانترنت
 الإهداء:
إهداء نسخة من الأعمال إلى جمعيات وهيئات أخرى أو بعض الخبراء والمتخصصين يساعد ذلك في تعريف الآخرين بالانجازات وهذا يشارك في تحقيق الأهداف الخاصة بفتح باب المناقشة أو تبادل الخبرات .
 قائمة المراسلات :
في غالبية الهيئات والجمعيات تكون لدى أقسام السكرتارية قائمة بالمراسلات وهى التي يتم مراسلة المدونين عليها حينما يكون هناك نشاط يقع في دائرة اهتمامهم .
قائمة المراسلات يمكن عملها بشكل بدائي في دليل مكتوب ويمكن أيضا تصميمها بشكل متطور على قاعدة بيانات باستخدام الكمبيوتر وهى التي تسهل كثيرا التعرف على المدونين بها وتقلل من احتمالات الخطأ البشرى في اختيار المعنيين بالمراسلة طالما تم إدخال البيانات بشكل سليم .
 البيع:بيع المواد الموثقة سواء كانت مطبوعة أو مسموعة أو مرئية قد يكون هدفا من بداية العمل. وفى مجال التنمية اذا ما تم الاعتماد على البيع فان المادة الوثائقية غالبا ما تتضمن تعليم مهارات أو استعراض لأحداث نادرة أو تسجيلا لبرنامج كان له صدى كبير في أوساط التنمية .
- بيع نسخ من الفيديو المنتج للمهتمين
- بيع نسخ من الكتيبات المنتجة للراغبين
- إصدار نشرة دورية تتضمن مقالات عن الأنشطة التي تتم وبيعها للراغبين .

أسس نقل وتبادل الخبرات :
- الهدف من نقل الخبرة :هي مرحلة سابقة لتبادل الخبرة ، احد الأسئلة التي يمكن أن تراود العاملين في هذا المجال " ماذا أريد من الآخرين أن يكتسبوا عند اطلاعهم على هذه الوثيقة ؟ "
وهنا قد يكون المكسب معرفة وسلوك أو مهارة وبالتبعية فهناك سؤال جديد يتردد " وماذا سيعود على هيئتي إذا ما اكتسبت هيئة أخرى اى مما سبق ؟ " وهنا فالهيئة المصدرة للوثيقة والراغبة في اطلاع الآخرين عليها يجب أن تحدد بوضوح آثار ذلك بالإيجاب والسلب على البيئة .
نقل الخبرة يساعد على تعميق المفهوم العام باتجاه يعمل معين ويمكن أن يشكل أسلوب لتعبئة الإمكانات للحذو في اتجاه معين فمثلا تعميق معنى المشاركة لدى الجمعيات العاملة في مجال التنمية لن يتأتى إلا من تجارب بجمعية في بداية الأمر يشجع نجاح هذه التجارب الجمعيات الأخرى لتجارب مثيلة وهنا تبدأ العملية في التواصل وتبدأ مرحلة تبادل الخبرات .
- تبادل الخبرات :
تبادل الخبرة يشتمل يعتمد على التعريف المتبادل بالطرق والأساليب المستخدمة واستعراض خبرة في مجال معين هي إشارة إلى الانفراد بطريقة غيرت من المنهج الاصلى أو الأسلوب المتبع لفترة ما ، هذا الانفراد أدى استخدامه إلى تغير أو عدم تغير وتبادل الخبرة هنا يكون الهدف منه إما الترويج لاستخدام الطرق الجديدة أو التحذير منها .
- تنظيم الوثائق:
واحدة من أهم مراحل التوثيق وهى كيفية تنظيمها وترتيبها ووضع نظام محكم يسهل عملية الرجوع لها من المعدين ومن الأجيال القادمة التي سوف تعمل بنفس المكان .
تختلف وسائل حفظ وتنظيم المواد الوثائقية طبقا لنوعها ويمكن لكل مؤسسة ابتكار النظام الخاص بها في حفظ الوثائق والمستندات الخاصة بها إلا أنها غالبا تتبع نفس المبادئ وفيما يلى عدة أمثلة لنظم الحفظ :-
- المواد المنشورة والتقارير المكتوبة:
يمكن أن يتم حفظ المواد المنشورة في المكتبة الخاصة بالهيئة في صورة دولاب خاص للمشروعات المشابهة ويتم وضع كل مشروع تم توثيقه في ملف ويكتب على الملف مكان تنفيذ المشروع وتاريخ التنفيذ.
حتى تأخذ عملية تنظيم المكتبة شكل أفضل فانه يفضل عمل فهرس لمحتويات المكتبة وإعطاء كل رف وكل دولاب رقم كودي بحيث يسهل على زائر هذه المكتبة أو البحث عن اى مرجع أو وثيقة الرجوع للفهرس أولا ثم إتباع الأرقام الكودية حتى الوصول للمرجع المطلوب , يمكن أن يتم وضع المواد المنشورة طبقا للمكان الجغرافي أو طبقا للتاريخ الذي تم فيه العمل فمثلا يتم وضع الأعمال التي تمت في القرية " س " مع بعضها البعض دون النظر لطبيعة النشاط في كل عمل أو ضم كل الأعمال التي تمت في عام " 2003 " مع بعضها البعض في رف واحد دون النظر إلى طبيعة النشاط في كل عمل أو المكان الذي تم التنفيذ , المهم هو إتباع سياسة واحدة وعدم وضع المواضيع بشكل عشوائي .
الحال لا يختلف كثيرا في التعامل مع التقارير المكتوبة ولكن في الغالب ما يتم إيداع أكثر من نسخة من التقرير في عدة مكاتب مثل مكتب الهيئة الممولة ومكتب الجمعية المنفذة ومكتب الوحدة التي قامت بالتنفيذ ومكتب الشئون المالية أو اى جهة أخرى معنية بالتقرير المكتوب وقد تلجا بعض الجمعيات والهيئات إلى ا إصدار عدة نسخ إضافية لزوم العرض على هيئات أخرى يمكن أن تشارك في تمويل مشروعات مستقبلية .
- الفيديو:
في مكتبة خاصة بشرائط الفيديو يتم تصنيف الشرائط أيضا بنفس أسلوب الكتب مع وضع ملخص بسيط عن محتويات الشريط المسجل وضمه إلى الشريط كما يفضل عمل نفس نظام الفهرس لشرائط الفيديو.
- الصور الفوتوغرافية:
يفضل دائما وضع الصور الفوتوغرافية في البومات وكل البوم يتم وضع عنوان ولصقه على الغلاف علة لن يتضمن العنوان نوعية النشاط وتاريخه وهنا يتم البحث في المكتبة عن الألبوم في القرير أو النشرة بحيث يصل إلى الصور المطلوبة بسهوله ويسر يمكن أن يتم إرفاق البوم الصور بالمادة المنشورة ووضعها معا في نفس المكان وذلك لعدم تشتيت القارئ .
هناك عدة طرق لتنظيم وضع الصور الفوتوغرافية في الألبوم المخصص لذلك وهذا قد يكون إما بوضعها في تسلسل يتطابق مع التسلسل الزمني للأحداث المصورة أو يكون طبقا لنوعية النشاط في حالة البرامج أو وضعها في أجزاء كل جزء يمثل نوعية خاصة من النشاط أو طبقا للموقع الجغرافي الذي يتم تصوير الأنشطة التي جرت في قرية معينة رغم تنوع واختلاف الأنشطة .

» كيفية التوثيق