كيفية التوثيق

كيفية التوثيق
 هل تقوم بالتوثيق ؟
أهمية أن تسال لنفسك وتبحث جيدا في ذلك فإذا ما كانت تعمل في جهة ما أو كنت مسئولا عنها فلابد وان تنظر في الواقع وتبحث في المشروعات السابقة ما إذا كان هناك توثيقا للمشروعات والأنشطة والأفكار ولتضع المؤشرات والعلامات التالية للتعرف عن ما إذا كنت توثق أم لا :
م نعم أوثق لا أوثق
1 إذا وجدت اى مستندات خاصة بمشروع سابق فأنت توثق أعمالك ولكن بدرجة محدودة اذا تذكرت فقط انك قمت بعمل مشروع ولكن لم تجد اى مستندات
2 اذا كان لديك أعمال منشورة في دوريات أو مجلات اذا لم يكن لديك اى أعمال
3 اذا تقدمت لاى هيئة بطلب تمويل وكانت سابقة أعمال جمعيتك مكتملة وجاهزة اذا تقدمت لهيئة بطلب تمويل ووجدت صعوبة في الإلمام باى مستندات عن سابقة الأعمال
4 اذا اتصلت بك اى جمعية وهيئة للتشاور في أمر فني خاص بالعمل التنموي الذي تؤديه اذا لم تتلقى أو اتصالات لتبادل الآراء حول الطرق والأدوات التي تستخدمها
5 اذا دعيت للتحدث في لقاء أو مؤشر عن أعمال هيئتك / جمعيتك ادا لم تتلقى اى دعوات من اى جهة للتحدث عن أعمال هيئتك في اجتماع أو لقاء

 قوة التوثيق ( الوثيقة الفعالة )
تعتبر المادة الموثقة ذات فعالية والوثيقة قوية اذا حققت ما يلي :-
1- تيسر وصولك لاى معلومة عن العمل أو المشروع أو الأفكار التي تبحث عنها
2- تعرف الجمهور بجمعيتك وأعمالك ومنجزاتك
3- تروج لأفكارك وطرقك ومبادئك التي تمارسها في عملك التنموي
4- تقوى حجتك في الحصول على تمويل لمشروعات جديدة
5- تمكن جمعيتك من أن تكون مرجعا للآخرين في الأفكار والطرق والأدوات والمنهجيات المختلفة
6- تنقل صورة مكتوبة ومصورة عن الواقع والعمل الميداني
 لماذا لا نوثق
من أسباب عدم التوثيق ما يلي :
 عدم إدراك المفهوم والهدف من التوثيق
قد يغيب عن البعض أهمية التوثيق وما ينطوي عليه من فوائد في تحسين
الأداء وتعميق اثر المشروع لضمان نشر الأفكار على المدى القريب
والبعيد مما يعمق اثر المشروع ويسمح بتبادل الأفكار والخبرات حول
منهجية المشروع وجدواه وعدم إدراك هذه الأهمية يقلل من الحماس
للتوثيق.
 قلة الإلمام بالمعلومات والمهارات الخاصة بالتوثيق .
عدم وجود المهارات والمعلومات الكافية عن التوثيق يحول دون القيام بالتوثيق
عدم وجود تمويل خاص بالتوثيق يهتم القائمون على كفاية المشروع بالانشطة
وعد الخوض في تفاصيل التوثيق وذلك لاعتبارات مالية تكفى لتنفيذ الأنشطة
دون إعطاء أهمية لموضوع التنسيق وهنا يلجا القائمون على المشروع على
ابسط صور التوثيق أو إعداد التقرير الخاص بالمشروع من منظور توثيقي.
 عدم تخصيص وقت كافي في أثناء إعداد البرنامج
وينتج ذلك عن حالات سؤ التخطيط وإدارة الوقت الخاص بالمشروع وتكون النتيجة فقدان عنصر التوثيق أو عدم تخصيص الوقت الكافي للأنشطة التوثيقية فتخرج بالقليل من الفائدة المرجوة .

 خطوات التوثيق
1- حدد الهدف من التوثيق
2- صمم خطة التوثيق
3- راجع خطة التوثيق
4- اكتب المسودة الأولى
5- مراجعة المسودة الأولى
6- إدراج التعليقات على المسودة
7- راجع الشكل والتنقيح
8- الانتهاء من التعديلات
9- قيس نتيجة التوثيق من خلال العينة من الفئة المستهدفة
10-التوزيع

 اعتبارات هامة عند التوثيق
1- حدد المستخدمين من الوثيقة واحتياجاتهم
قبل بدء التعمق في توثيق الأنشطة والمشروعات لعله احد الأمور الهامة هو
التأكد من تحديد الفئة المستهدفة للقراءة أو سماع أو مشاهدة هذه الوثيقة بشتى
صورها ونضرب مثلا هنا: انه يمكن لإحدى المشروعات التي تعمل على
تفعيل البحث المجتمعي بالمشاركة أن يحدد الفئة المستهدفة بقراءة وثيقة خاصة
بمشروع تم تنفيذه في احد المجتمعات يمكن أن يكون الفئة المستهدفة.
- مستخدمين
جمعيات أو منظمات أخرى يمكن أن يكون لديها مستخدمين لنفس الأفكار في المشروعات التنموية التي تعتمد على البحث بالمشاركة مثلا للاستفادة به في مشروعات مشابهه في مناطق عملهم .
- عاملين
العاملين في الهيئات المختلفة في أثناء فترة إعدادهم وتدريبهم في بداية عملهم أن يكونوا على بالتاريخ والأعمال السابقة والانجازات الخاصة بهيئتهم الجديدة ويجب على أن يكونوا على وعى في بالأفكار والمفاهيم والمبادئ والمنهجيات الخاصة بهيئتهم ليتمكنوا التحدث عنها بشكل سليم اذا سئلوا من شخص خارج الهيئة وكذلك لأفكار جديدة منهم أو تعديل في المستقبل
- صناع قرار
بعض المنظمات المانحة اوهيئات الدعم يكون لديها ميزانيات لدعم مثل هذه البرامج وتحتاج إلى النظر في التاريخ أو سابقة أعمال الهيئة لتمويل اى برنامج جديد ولذا يحتاج موظفو الهيئات المانحة إلى أن يتطوعوا على مسابقة الأعمال من اجل اتخاذ القرار السليم مما يجعل هناك أهمية لضرورة عرض الوثائق بالشكل المتفق مع اهتمامات هذه الهيئات

2- حدد الموضوع والمجال :
قبل البدء في مرحلة التنفيذ يجب تحديد موضوع ومجال الوثيقة جيدا .
فالوثيقة سوف تحدد الموضوع المركزي لها وهو العنوان الرئيسي للوثيقة أما المجال فهو التعمق الخاص بالعنوان الرئيسي.
تأكد من أن الموضوع والعنوان والمجال الخاص بالوثيقة يتفق مع مستخدمي هذه الوثيقة والاحتياجات المطلوبة.
3- البحث عن الوثائق المشابهة
قبل البدء في عمل وثيقة جديدة يجب البحث في الوثائق السابقة سواء كانت رسمية اوغير رسمية لكي تسير الوثيقة الجديدة في نفس السياق ولا تخرج عن نفس المنوال وإذا ما انتهيت من هذا البحث فهنا يجب في المواد المتاحة لك , كلما ذاد المحتوى الذي يمكن إضافته من المواد المتاحة كلما كان أفضل .
4- قم بإعداد الملخص
الملخص إيضاح مسلسل للموضوع الذي يصف هيكل الإدارة وهى أكثر الأدوات أهمية لكل المنوطين بعملية التوثيق .
يستعمل المؤلفون الملخص للإرشاد عن المحتوى .
5- حدد المعدين والمحررين .
بعد كتابة الملخص يتم تحديد المسئولين عن الإعداد والمراجعين والهدف هو إيجاد محتوى للعناوين ومراجعة المحتوى الحالي وظيفة المحرر هو نقل المحتوى إلى المنظور الخارجي لتأكيد تكامله وأسلوبه ومداه , المعدين والمحررين يمكن أن يتبادلا العمل المشترك فمثلا يمكن أن يقوم المحررين بمراجعة عمل زملائهم المعدين ثم يعملا كمعدين لأعمال أخرى .
6-حدد إجراءات الإعداد
تختلف هذه الإجراءات باختلاف نوعية العمل والمشاركين فيه وحدود الإمكانيات , كل الإجراءات تعتمد على نفس المبادئ .
لابد للوثيقة تخضع للمراجعة قبل اعتبارها نهائية وكاملة وعلى المعد توقع وجود أخطاء فنية ولغوية حتى يتم تكرار مراجعتها.

 طرق التوثيق
طرق التوثيق متعددة واختيار طريقة بعينها تعتمد على نوعية المادة المقدمة والهدف من توثيقها والفئة المستهدفة ولكنها تخرج من خلال:
1- النشر كمادة مطبوعة مقرؤة في المجلات أو الصحف أو من خلال الدوريات العلمية .
2- مادة مصورة على شرائط فيديو
3- مادة مسموعة على شرائط كاسيت
4- العرض على موقع خاص بالشبكة الدولية المعلوماتية ( الانترنت )
5- رسم توضيحي أو تفصيلي لمراحل معينة أو لخطوات متعاقبة لمشروع أو أحداث.
6- حالة دراسية في صورة قصة قصيرة أو طويلة لأغراض التثقيف أو التدريب
7- تقرير مكتوب لهيئة أو منظمة أو جهة حكومية أو إدارة يتضمن التفاصيل الكاملة للمشروع أو الحدث
8- صور فوتوغرافية في العمل الميداني تظهر تسلسل الأحداث.
 كتابة التقارير:
كتابة التقارير هي إحدى وسائل التوثيق وهى الخطوة الطبيعية بعد الانتهاء من اى
مشروع.
العناصر الأساسية في كتابة اى تقرير تعتبر ثابتة .
وفيما يلي بعض النقاط الأساسية التي يجب تغطيتها في كتابة التقارير:-
1- الغلاف
2- قائمة المحتويات
3- المقدمة
4- الأهداف العامة للمشروع
5- المراحل التنفيذية
6- الطرق والوسائل المستخدمة في المشروع لتحقيق الأهداف
7- الأدوات التي تم استخدامها
8- الزمن المستغرق
9- نظم المراقبة والتقييم
10- النتائج التي تحققت
11- الميزانية ( المصروفات )
12- التعليق ( مقارنة الأهداف بالنتائج )
13- الاستنتاجات
14- المشاركون في التنفيذ
15- شكر وتقدير للمشاركين في المشروع
بطبيعة الحال يمكن أن يتضمن التقرير إلقاء الضؤ بكثير من التفاصيل على بعض النقاط الأخرى لان الأساس الذي يسير عليه التقرير لا يتغير .
تحتفظ الهيئات المختلفة بالتقارير دائما للاستفادة منها في المشاريع التالية والتي قد تكون استكمالا لتجارب سابقة وهذا ما يجعل من التقارير ادوات توثيق .
غابا ما تتضمن التقارير ملحقات " مرفقات التقارير "
( صور – جداول –خرائط – رسومات ) حسبما يتطلب الأمر في غالب الأحيان لا يوجد هناك حدود لكتابة التقارير كعدد صفحات معين أو عدد كلمات معين وذلك حتى يتسنى لكاتب التقرير التوسع في إعطاء صورة متكاملة عن المشروع .
 التخطيط لكتابة التقرير يمكن أن يمر بالمراحل التالية:
1- تحديد المعلومات التي يمكن أن يتضمنها التقرير وهذا يستوجب التفكير بتعمق وإقرار مكان هذه المعلومات
2- تجميع كل المعلومات الممكنة والتي يمكن أن يتضمنها التقرير وذلك للتأكد من أن التقرير محدد ومتوازن
3- تحليل المعلومات الممكنة والتي يمكن أن يتضمنها التقرير وذلك للتأكد من أن التقرير محدد ومتوازن
4- البدء في كتابة محور الموضوع أولا ثم الخلاصة والتوصيات ويعقب ذلك كتابة المقدمة وفى النهاية يكتب الملخص ويجب أن يكون الكتابة رسمي ووظيفي حيث انه متعلق بحقائق وأهداف لها دلالتها ويفضل أن يكون مختصرا قدر الإمكان مركز على موضوع التقرير .
5- بعد الانتهاء من الكتابة من المفضل الابتعاد عن قراءته لمدة يوم كامل ثم تتم قراءته كقراءة أول مرة بعين محايدة قدر الإمكان هنا يمكن اصطياد الأخطاء بسهولة كما يمكن تصور وضعية تسلسل الأمور بالشكل المنطقي الواضح والتعرف على الأخطاء النحوية .